Tipps für die E-Rechnung

Radiospots von Softwareanbietern wie Lexware und Co. erzeugen seit Jahresbeginn ein Gefühl von Dringlichkeit in Sachen E-Rechnung. Doch Betriebe sollten sich jetzt keine Panik machen lassen, rät Daniel Scherf von der Steuerberatung Treukontax. Die im Januar eingeführte Pflicht zur E-Rechnung tritt stufenweise in Kraft. Richtig ernst wird es für viele erst ab 2028. Der grobe Fahrplan sieht dabei wie folgt aus:

• 1. Januar 2025: Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ab sofort kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate wie PDFs dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers ausgestellt werden.
• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro sind weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) möglich.
• 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Was ist eine E-Rechnung?

Doch was gilt überhaupt als E-Rechnung? Elektronische Rechnungen müssen in einem „strukturiert elektronischen Format“ digital auslesbar sein. Dies erfüllen nur sogenannte X-Rechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Rechnungen im PDF-Format sind ausdrücklich keine E-Rechnungen. Sie zählen wie Papier-Rechnungen, Quittungen und Bons zu den „sonstigen Rechnungen“.

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Legen Sie sich eine eigenständige Mailadresse für den Empfang von E-Rechnungen an. Dann können diese in der alltäglichen Mail-Flut nicht untergehen Daniel Scherf

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Rechnungen im strukturiert elektronischen Format können nur mittels spezieller Programme oder Internetplattformen vom Menschen gelesen werden. Das ZUGFeRD-Format bietet im Gegensatz zur X-Rechnung jedoch die Möglichkeit, den enthaltenen Datensatz auch als PDF lesbar zu machen. E-Rechnungen können aufgrund ihrer Beschaffenheit vollautomatisch verarbeitet werden.

• E-Rechnungen können beispielsweise über Elster oder spezielle Internetplattformen wie E-Rechnung Bayern visualisiert werden.

E-Rechnungen empfangen

Seit Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerlichen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Unternehmer, die Rechnungen an andere Unternehmer verschicken, benötigen keine Zustimmung des Rechnungsempfängers für die Zusendung einer E-Rechnung. Das gilt auch dann, wenn der Rechnungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze im Sinne des § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) tätigt. Für den Empfang von E-Rechnungen reicht eine E-Mail-Adresse.

E-Rechnungen ausstellen

Unternehmer im Sinne des UStG sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen, wenn sie Umsätze an andere inländische Unternehmer erbringen. Das gilt auch für Landwirte, egal ob im Haupt- oder Nebenerwerb, sowie unabhängig von der Art der Besteuerung. Ebenfalls betroffen sind Photovoltaik-Anlagen-Betreiber.

Kleinunternehmer (= Nettoumsatz im Vorjahr weniger als 25.000 Euro) müssen keine E-Rechnung ausstellen. Ebenfalls keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht in folgenden Fällen:

• bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze wie Vermietungen und Verpachtungen,
• Umsätze an Abnehmer im Ausland,
• Umsätze an Endverbraucher,
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.

Ein Beispiel: Kauft ein Gastronom in einem Hofladen Ware für sein Restaurant, so muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Kauft der Gastronom privat im Hofladen ein, besteht keine E-Rechnungspflicht. Kauft der Gastronom für sein Restaurant Ware im Hofladen, der Rechnungsbetrag liegt jedoch unter 250 Euro brutto, so besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht. Dabei ist die Zahlungsart unerheblich für die Ausstellungspflicht einer E-Rechnung. So muss auch bei Barzahlung eine E-Rechnung – sofern die Pflicht nach oben genannten Kriterien besteht – ausgestellt werden. Vor Ort kann dann zum Beispiel eine Quittung über die Barzahlung im Hofladen ausgegeben werden. Die E-Rechnung wird anschließend per Mail versendet oder über ein Downloadportal bereitgestellt. Die Rechnungsstellung kann derzeit noch bis zu sechs Monate nach Kauf erfolgen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die Frist sich ab 2035 auf zehn Tage verkürzen wird.

Grundsätzlich gilt, bis Ende 2026 können alle Betriebe weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Der Unternehmer bestimmt selbst, ab wann er innerhalb der Übergangsfrist auf E-Rechnung umstellt. Ab 2027 ist, wie weiter oben beschrieben, der Vorjahresumsatz ausschlaggebend, ob die Übergangsfrist für den jeweiligen Betrieb bis Ende 2027 verlängert wird, oder nicht.

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Beginnen Sie schon jetzt damit, E-Mail-Adressen von Ihren Geschäftspartnern einzusammeln Daniel Scherf

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Wer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, aber dennoch eine Papierrechnung ausstellt, kann keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen, da diese Rechnung nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt.

Wer übrigens an Privatpersonen verkauft und eine E-Rechnung ausstellen möchte, der kann dies auch im B2C-Bereich tun, unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags, eine Verpflichtung hierzu gibt es jedoch nicht. Diese bezieht sich ausschließlich auf Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen.

Was jetzt zu tun ist

Um den Überblick über eingehende E-Rechnungen zu behalten, bietet es sich an, hierfür ein gesondertes E-Mail-Postfach anzulegen (zum Beispiel rechnungen@betriebXY.de). Diese Mailadresse sollte an alle Geschäftspartner übermittelt werden. Umgekehrt sollten Betriebe jetzt damit beginnen, bei ihren Geschäftspartnern E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand abzufragen.

Derzeit werden verschiedene Softwarelösungen angeboten, um E-Rechnungen rechtskonform stellen zu können. Programme wie Word oder Excel sind hierzu nicht geeignet. Bei der Anschaffung einer solchen Software sollte zuvor immer erst Rücksprache mit dem Steuerberater gehalten werden, um die Kompatibilität mit der Software in der Steuerkanzlei zu prüfen. Die Umstellung sollte spätestens sechs Monate vor dem Auslaufen der zutreffenden Übergangsfrist erfolgen.

Empfangene E-Rechnungen müssen regelmäßig in ein revisionssicheres Archiv übertragen werden, um den gesetzlichen Anforderungen der Manipulationssicherheit zu entsprechen. Es empfiehlt sich während der Übergangsfrist, auch erhaltene Papierrechnungen dort hochzuladen.