Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen

Was viele übersehen, ist, dass unter bestimmten Voraussetzungen die Nachzahlung nicht vollständig allein vom Unternehmen getragen werden muss. In klar definierten Fällen dürfen Anteile, die eigentlich vom Entgelt der Beschäftigten hätten einbehalten werden müssen, auch rückwirkend noch nachgefordert werden.

Die Drei-Monats-Regel

Der Gesetzgeber hat eine feste Grenze gezogen. Arbeitnehmeranteile können nur für die letzten drei bereits abgerechneten Entgeltabrechnungszeiträume nachträglich einbehalten werden. Wird etwa im Mai ein Fehler entdeckt, ist ein Rückgriff lediglich für April, März und Februar zulässig. Alles, was darüber hinausgeht, fällt in die Verantwortung des Arbeitgebers – unabhängig davon, wie hoch der Betrag ist.

Verschuldensfreiheit ist Bedingung

Für einen Einbehalt über diesen Zeitraum hinaus gilt eine strenge Voraussetzung: Das Ausbleiben des Abzugs darf nicht auf ein Verschulden des Arbeitgebers zurückzuführen sein. Ein bloßes Versehen reicht bereits aus, um die Möglichkeit zu verlieren. Wer in Zweifelsfällen keine Auskunft bei der Einzugsstelle oder der Deutschen Rentenversicherung einholt, handelt fahrlässig und trägt die Beitragslast allein.

Mitwirkungspflichten der Beschäftigten

Eine Ausnahme besteht, wenn Beschäftigte ihre Mitwirkungspflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt haben – etwa durch falsche oder unvollständige Angaben im Personalfragebogen. In solchen Fällen ist ein Rückgriff auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses denkbar. In der Praxis erfordert dies jedoch eine klare Beweisführung und ist häufig mit erheblichem Aufwand verbunden.

Tipp: Statusfeststellungsverfahren. Ob eine Tätigkeit sozialversicherungspflichtig ist, lässt sich nicht immer eindeutig beantworten – vor allem, wenn die Merkmale von Selbstständigkeit und abhängiger Beschäftigung ineinanderfließen. Hier kann das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung Bund wertvolle Rechtssicherheit schaffen. Dieses offizielle Prüfverfahren klärt verbindlich, ob eine Tätigkeit als Beschäftigung oder als selbstständige Tätigkeit einzustufen ist – und damit, ob Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung anfallen. Besonders sinnvoll ist das Verfahren bei:

• unklaren oder atypischen Vertragsgestaltungen,
• projektbezogenen Tätigkeiten mit hoher Flexibilität oder
• mitarbeitenden Gesellschaftern oder Führungskräften mit Sonderstellung.

Der Antrag erfolgt bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung, wahlweise durch Arbeitgeber oder Auftragnehmer. Erforderlich sind detaillierte Angaben zu Tätigkeitsinhalt, Weisungsgebundenheit, Arbeitszeit und Vergütung. Nach der Prüfung ergeht ein verbindlicher Bescheid, der im Prüfungsfall oder bei Streitigkeiten als klare Entscheidungsgrundlage dient.