Die digitale Revolution im Rechnungswesen

Entgegen der weit verbreiteten Annahme ist eine E-Rechnung nicht einfach ein per E-Mail versandtes PDF-Dokument. Vielmehr handelt es sich um ein maschinenlesbares Format, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Dieses Format ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten in den IT-Systemen der Unternehmen, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist im Wachstumschancengesetz verankert. Dieses Gesetz zielt darauf ab, die Digitalisierung voranzutreiben und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu steigern. Es ist Teil einer umfassenderen Strategie zur Modernisierung der deutschen Wirtschaft und zur Vorbereitung auf ein EU-weites Umsatzsteuer-Meldesystem.

Wichtige Fristen für Unternehmen

Das Gesetz sieht einen stufenweisen Übergang zur E-Rechnung vor. Hier die wichtigsten Termine im Überblick:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
• Ab 2027 wird die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro bereits ab 2026.
• Kleinere Unternehmen profitieren von einer Übergangsfrist bis 2028, sollten sich aber dennoch frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen.

Vorteile der E-Rechnung

• Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck und Versand
• Effizienzsteigerung, da die automatisierte Verarbeitung den gesamten Rechnungs- und Controllingprozess beschleunigt und manuelle Fehler reduziert.
• Schnellere Bearbeitung und effizienterer Zahlungsverkehr können zu einer Verbesserung der Liquiditätssituation führen.
• E-Rechnungen ermöglichen gegenüber Banken und Behörden sowie Gesellschaftern und Geschäftspartnern eine zeitnah lückenlose und transparente Dokumentation aller Geschäftsvorgänge.
• Die signifikante Reduzierung des Papierverbrauchs sowie Druckmaterial trägt zu einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis bei.

Vorbereitungen

Um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Schritte planen:

1. Frühzeitige Information über technische Anforderungen und verfügbare Softwarelösungen für E-Rechnungen.
2. Rechtzeitige Planung der Umstellung und Schulung der Mitarbeiter.
3. Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung des digitalen Archivierungssystems, da auch elektronische Dokumente mindestens zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
4. Nutzung der Gelegenheit zur Überprüfung und Optimierung der gesamten Buchhaltungsprozesse.

Die E-Rechnung stellt mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe dar. Sie ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Geschäftslebens. Mit der richtigen Vorbereitung können Unternehmen auch von erheblichen betriebswirtschaftlichen Vorteilen profitieren. Schnellere Prozesse, reduzierte Fehlerquoten und eine verbesserte Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sind nur einige der positiven Auswirkungen, die die E-Rechnung mit sich bringt.